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| INTRANET AZIENDALI |
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Organizzare l'azienda?
Con una intranet è più semplice |
| Posso avere un sistema personalizzato
che mi permetta di distribuire e condividere le informazioni all’interno
dell’ufficio? Che sia semplice da usare e che mi consenta di
controllare la situazione dei miei collaboratori nonché dei
miei clienti? Un sistema che mi avverta per tempo dell’avvicinarsi
delle scadenze importanti? |
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Queste sono alcune delle domande che ci sono state rivolte dall’amministratore
di una società di ingegneria. Egli voleva fare un passo avanti
per rendere efficienti, nei tempi e nei costi, alcune procedure adottate
nelle attività svolte da lui e dal suo staff di una quindicina
di persone.
Quell’amministratore stava chiedendo un programma con tutte le
funzioni necessarie per gestire (inserire, ricercare, visualizzare, modificare
e cancellare) i dati relativi ai clienti, collaboratori e alle attività
aziendali; un programma che fosse utilizzabile su tutti i computer collegati
tra loro in rete all’interno dell’azienda.
Quello che stava chiedendo, dunque, era una Intranet, una sorta di
“sito internet aziendale” accessibile da tutti i computer interni
e non visibile all’esterno dell’azienda.
Realizzare un tale sistema, che sia semplice da usare senza la necessità
di lunghi tempi di apprendimento, che sia facilmente aggiornabile e che
mantenga la promessa di flessibilità significa mettere a punto
una “interfaccia utente” amichevole e un efficiente magazzino
dati. Il risultato è rappresentato da semplici schermate, visibili
da ogni computer, che permettono di gestire facilmente tutti i dati e
le informazioni memorizzate in modo permanente e ben organizzato in un
unico file, l’arci-noto database.
Si badi a non confondere una Intranet con la semplice condivisione permessa
dalla connessione in rete di più computer all’interno dello
stesso ufficio. E’ ben altro: è un vero e proprio software
che permette di fare ciò di cui stiamo parlando come se si navigasse
in un sito internet privato e che risiede fisicamente solo sul server
(computer che gestisce la rete interna) dell’ufficio. L’accesso
può essere concesso a tutti indistintamente, si può limitarlo
ad alcune sezioni o si può concedere secondo il grado di responsabilità
del personale autorizzato.
A dispetto, dunque, di una certa complessità progettuale e di realizzazione,
da ogni postazione di lavoro dotata di computer sarà possibile, in
modo semplice ed intuitivo, inserire nuove informazioni, memorizzarle in
modo permanente, cancellare o modificare quelle obsolete, ricercarne e visualizzarne
alcune specifiche, distribuire ed assegnare i compiti giornalieri ai collaboratori,
essere avvertiti di scadenze imminenti con un certo anticipo, ecc.; tutto
senza uso di carta, spreco di tempo, problemi causati da mancanza di comunicazione
tra colleghi.
I benefici sono intuibili:
- Riduzione del tempo necessario a reperire informazioni perché esse
sono sempre disponibili al computer di ogni postazione di lavoro
- Aggiornamento costante dei dati e conseguente eliminazione delle informazioni
obsolete
- Aumento della collaborazione tra le persone coinvolte
- Aumento della facilità di accesso alle informazioni interne
- Risparmio nei costi di carta, telefono e posta
- Eliminazione di attività a scarso valore aggiunto
Attraverso questi benefici è altrettanto intuibile la possibilità
di raggiungere gli stessi obiettivi di ogni imprenditore che voglia razionalizzare
le risorse all’interno della propria azienda, ovvero aumento dell’efficienza
operativa e della produttività. La qualità del servizio cresce,
così come la soddisfazione delle persone coinvolte.
Senza contare che lo stimolo di un'innovazione, la possibilità di
condividere più facilmente conoscenza e idee portano ad un maggior
coinvolgimento personale alla visione aziendale e, quindi, le persone si
sentono maggiormente motivate verso gli obiettivi comuni. Molte sono le
aziende, di tutte le dimensioni, che hanno adottato questo strumento e che
ne traggono beneficio tutti i giorni per attività produttive e di
servizio.
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Per ulteriori
informazioni o chiarimenti
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